S1000D-processen kan förenklat delas upp i fyra faser;
S1000D ska helst hanteras tidigt i anskaffningsprocessen innan själva upphandlingen äger rum. Innan upphandling pågår ett arbete med att granska och analysera den produkt som det finns ett behov av. Man skapar en samlad bild av drift, underhåll, underhållsdata, kostnader och vad som övrigt krävs för att täcka hela produktens livscykel. Med det som grund kan man sedan påbörja grundarbetet för S1000D.