Inledning

Ansvarig

Publikationshandläggare och producent.

Syfte

Att tillgängliggöra FMVs tryckta materielpublikationer och cd skivor.

Beskrivning

Mångfaldigande och tillgängliggörande genomförs med följande steg:

1. Publikationshandläggaren skickar fastställandebeslut och fördelningslista till aktuell funktionsbrevlåda för publikationstypen (se tjänsteprodukter i A2.3).
   Detta resulterar i att
• information från fastställandebeslutet läggs in i TUP (Tillkomna och Upphävda Publikationer) av tjänsteleverantören
• informationen från fördelningslistan läggs in i PRIO av FBF.
2. Publikationshandläggaren beställer provtryck.
3. Producenten/anlitat tryckeri gör provtryck och skickar ett exemplar till FMVs publikationshandläggare för kontroll.
4. Publikationshandläggaren gör en kontroll av det mottagna exemplaret och beställer tryckningen.
5. Publikationshandläggaren skickar "orderunderlag" till Försvarsmakten för att de ska kunna skapa "Inköpsorder".
6. Producenten/anlitat tryckeri levererar den godkända upplagan till FBF med godsmärkning enligt beskrivning nedan.
7. Publikationshandläggaren gör efter egen bedömning en stickprovsmässig kontroll av den tryckta upplagan och utfärdar leveranscertifikat till tryckeriet.
8. FBF distribuerar publikationen enligt mottagna fördelningslistor.

Tryckning

Publikationshandläggaren är alltid ansvarig för beställning av tryckning av bokpublikationer som ska distribueras i pappersform och tryckning av cd skivor. Det kan göras på olika sätt:

• Beställning hos fristående tryckeri enligt gängse regelverk för upphandling.
• Beställning hos tryckeri som finns hos producenten. Tryckningen ingår då som en del i den beställning som gäller framtagning av granskningsexemplar, fastställelseexemplar och originalfil efter fastställande.
• Beställning hos fristående tryckeri genom producenten. Tryckningen ingår då som en del i den beställning som gäller framtagning av granskningsexemplar, fastställelseexemplar och originalfil efter fastställande.

Publikationshandläggaren ska försäkra sig om att tryckoriginalet har lämpligt format genom att stämma av med tryckeriet eller anlitad producent.
Anm
Krav på grafisk utformning av ask och skiva återfinns i avsnittet B0 Gemensamma anvisningar layout.

Upplagestorlek och leverans

Upplagestorleken ska alltid bedömas ur ett livscykelperspektiv då det är anskaffningsprojektets och senare vidmakthållandeprojektets ansvar att korrekt och lämpligt antal publikationer finns tillgängliga under hela det tekniska systemets eller förnödenhetens livslängd.

Vid beställning av upplaga för öppna publikationer i pappersform eller på cd som ska spridas via FBF ska tryckeri eller anlitad producent skicka följande plikt- och arkivexemplar:

• ett (1) exemplar till FMV Bibliotek
• ett (1) exemplar till Krigsarkivet, KrA
• ett (1) exemplar till FBF referenssamling
• ett (1) exemplar till FM Bibliotek

Några extra exemplar utöver den fastställda fördelningen ska till FBF för efterbeställning.
Leveransen till FBF ska förses med en följesedel omfattande följande uppgifter:

• Förrådsbeteckning, Fbet
• Förrådsbenämning, Fben 
• FMV Inköpsorder (benämns i PRIO beställningsnr/refnr) 
• Antal exemplar som levereras 
• Del- eller slutleverans
• Publikationshandläggare vid FMV

För leveransen av tryckt upplaga till FBF ska publikationshandläggaren ge anvisningar gällande:

• Paketering
• Etikettering
• Lastpallar
• Fraktbetalning
• Sekretess
• Kodmärkning 

Se Format för tryck och leverans till FBF.docx

Originaldokumentation från leverantör

För originaldokumentation från leverantör som ska tillgängliggöras via FBF ser publikationshandläggaren till att en användar- och systemanpassad upplaga av originaldokumentationen tas fram, ett så kallat anpassningsexemplar.

Publikationshandläggaren ser till att:

• lämpligt antal anpassningsexemplar trycks upp
• varje originaldokument kompletteras med ett anpassningsexemplar i lämpligt format

Fördelningslistor skickas till aktuell funktionsbrevlåda (se A2.3) som vidarebefordrar till FBF som lägger in uppgifterna i PRIO.

FBF distribuerar den användar- och systemanpassade originaldokumentationen enligt fördelningsinformationen i PRIO. Distributionen går till på samma sätt som för bokpublikationer enligt FMVs publikationsstandard.

Hemliga materielpublikationer

Hemliga materielpublikationer ska alltid distribueras med skrivelse.

Varje enskild cd distribueras i en egen ask. Framsidan ska lämnas genomskinlig, det får inte finnas något papper instucket på lockets insida. Man ska från framsidan kunna se om asken innehåller en skiva och ha möjlighet att identifiera den genom dess märkning på locket. Askens baksida och ryggar ska användas för att göra skivans innehåll och dess användning tydlig.

Anvisningar för utformning av cd-asken vid distribution av såväl öppna som hemliga publikationer på cd finns i avsnittet B0 Gemensamma anvisningar layout.

När publikationer på cd distribueras till ett litet antal användare, anläggningar eller förband, finns inte samma krav på en gemensam grafisk profil som för övriga FMVs öppna publikationer på cd.